Betriebsanleitung für eine Maschine erstellen nach DIN EN ISO 20607
Jede Maschine muss mit einer Betriebsanleitung in Verkehr gebracht werden. Sie ist Pflicht nach der Maschinenrichtlinie und ab 2027 nach der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230, sie baut auf der Risikobeurteilung auf und folgt in Aufbau und Gestaltung der harmonisierten Norm DIN EN ISO 20607. Dieser Leitfaden zeigt Schritt für Schritt, welche Inhalte verpflichtend sind und wie Sie eine rechtssichere Anleitung erstellen, ob selbst oder ausgelagert.
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Die Betriebsanleitung einer Maschine wird auf Basis der Risikobeurteilung erstellt und nach der Norm DIN EN ISO 20607 aufgebaut. Sie ist Teil der grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen und damit Voraussetzung für die CE-Kennzeichnung. Zu den Pflichtinhalten gehören unter anderem die bestimmungsgemäße Verwendung, technische Daten, Transport und Montage, Inbetriebnahme, Bedienung, Wartung, Störungsbehebung sowie die verbleibenden Restrisiken mit Warnhinweisen. Die Anleitung muss verständlich und in der Amtssprache des Bestimmungslands verfasst sein. Ab dem 20. Januar 2027 gelten dafür die Anforderungen der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230.
Rechtsgrundlage: Maschinenrichtlinie 2006/42/EG (bis 19.01.2027), Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 (ab 20.01.2027), DIN EN ISO 20607.Warum die Betriebsanleitung Pflicht ist
Die Betriebsanleitung ist kein freiwilliges Beiblatt, sondern ein gesetzlich geforderter Teil der Maschine. Ohne sie ist das Inverkehrbringen nicht rechtskonform.
Teil der grundlegenden Anforderungen
Die Pflicht zur Betriebsanleitung ergibt sich unmittelbar aus dem europäischen Produktrecht. Nach der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG ist sie Bestandteil der grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen in Anhang I. Ab dem 20. Januar 2027 löst die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 die Richtlinie ohne Übergangsfrist ab und gilt unmittelbar EU-weit. Dort sind die grundlegenden Anforderungen in Anhang III geregelt, die Betriebsanleitung ist auch hier verpflichtend. Eine Maschine ohne vollständige Anleitung erfüllt die Anforderungen nicht und darf nicht mit CE gekennzeichnet werden.
DIN EN ISO 20607 als harmonisierte Norm
Die Rechtsakte sagen, dass eine Betriebsanleitung erstellt werden muss und welche Informationen sie enthalten soll. Wie die Anleitung gestaltet wird, beschreibt die harmonisierte Norm DIN EN ISO 20607 (Sicherheit von Maschinen, Betriebsanleitung, allgemeine Gestaltungsgrundsätze). Wer nach dieser Norm arbeitet, profitiert von der Konformitätsvermutung: Die Einhaltung lässt vermuten, dass die zugehörigen gesetzlichen Anforderungen an die Benutzerinformation erfüllt sind.
Die Anleitung baut auf der Risikobeurteilung auf
Die Betriebsanleitung ist die dritte Stufe der Risikominderung nach EN ISO 12100. Erst wird durch sichere Konstruktion und technische Schutzmaßnahmen gemindert, was verbleibt, sind die Restrisiken. Genau diese Restrisiken müssen in der Anleitung benannt und mit Warnhinweisen versehen werden. Ohne belastbare Risikobeurteilung lässt sich keine korrekte Betriebsanleitung schreiben, weil sonst die maßgeblichen Gefährdungen und Warnhinweise fehlen.
Was in eine Betriebsanleitung gehört
DIN EN ISO 20607 und die grundlegenden Anforderungen geben einen klaren Rahmen vor. Diese Bausteine sollte jede Maschinenanleitung abdecken.
Aufbau nach Lebensphasen der Maschine
Eine gute Betriebsanleitung folgt dem Lebenszyklus der Maschine: von der Lieferung über den Betrieb bis zur Entsorgung. So findet jede Zielgruppe die für sie relevanten Informationen. Die folgenden Inhalte sind der übliche Pflichtumfang:
- Allgemeine Angaben: Hersteller und Anschrift, Maschinenbezeichnung, Typ, Baujahr, Seriennummer, EU-Konformitätserklärung als Bestandteil oder Verweis.
- Bestimmungsgemäße Verwendung: Wofür die Maschine gebaut ist, unter welchen Bedingungen sie betrieben werden darf.
- Vernünftigerweise vorhersehbare Fehlanwendung: Nutzungen, die zwar nicht vorgesehen, aber absehbar sind, und ausdrücklich untersagt werden.
- Technische Daten: Abmessungen, Gewichte, Anschlusswerte, Emissionswerte wie Lärm und Vibration, Umgebungsbedingungen.
- Transport, Handhabung und Lagerung: Anschlagpunkte, zulässige Lasten, Sicherung, Lagerbedingungen.
- Montage und Installation: Aufstellung, Fundament, Anschluss an Energie und Medien, Ausrichtung.
- Inbetriebnahme: Prüfungen vor dem ersten Start, Einstellungen, Probelauf.
- Bedienung: Bedienelemente, Betriebsarten, sicheres Arbeiten im Normalbetrieb, Not-Halt.
- Wartung und Instandhaltung: Wartungsplan, Schmierstellen, Verschleißteile, Freischalten und Sichern (LOTO-Prinzip), Prüfintervalle.
- Störungsbehebung: Fehlerbilder, Ursachen, sicheres Vorgehen bei der Beseitigung, Grenzen der Eigenreparatur.
- Restrisiken und Warnhinweise: Verbleibende Gefährdungen aus der Risikobeurteilung mit passenden Warnhinweisen und Piktogrammen.
- Außerbetriebnahme und Entsorgung: Demontage, umweltgerechte Entsorgung, Hinweise zu Betriebsstoffen.
Warnhinweise richtig gestalten
Warnhinweise sind der sichtbarste Teil der Betriebsanleitung und zugleich der haftungsrelevanteste. Sie müssen einheitlich aufgebaut und eindeutig sein.
Signalwörter nach abgestufter Schwere
Warnhinweise werden nach der Schwere der möglichen Folgen abgestuft. Üblich sind drei Signalwörter:
- GEFAHR: unmittelbar drohende Gefahr, die zu Tod oder schweren Verletzungen führt, wenn sie nicht vermieden wird.
- WARNUNG: mögliche gefährliche Situation, die zu Tod oder schweren Verletzungen führen kann.
- VORSICHT: mögliche gefährliche Situation, die zu leichten oder mittleren Verletzungen führen kann.
Aufbau nach der SAFE-Methode
Ein vollständiger Warnhinweis beantwortet in fester Reihenfolge vier Fragen, oft als SAFE-Methode zusammengefasst: Art und Quelle der Gefahr, mögliche Folgen bei Missachtung, Maßnahmen zur Vermeidung. Ein Signalwort, ein Warnzeichen und ein klarer Handlungshinweis gehören zusammen. Vage Formulierungen wie "Vorsicht bei der Arbeit" sind wirkungslos, weil sie weder Quelle noch Vermeidung nennen.
Piktogramme und Platzierung
Sicherheitszeichen und Piktogramme sollten den Vorgaben der ISO 7010 folgen, damit sie sprachunabhängig verständlich sind. Warnhinweise stehen dort, wo die Gefährdung auftritt: entweder direkt vor der betroffenen Handlungsanweisung (eingebettete Warnung) oder gebündelt im Sicherheitskapitel für allgemeine Gefährdungen. Warnungen an der Maschine selbst und in der Anleitung müssen zueinander passen.
Für wen und in welcher Sprache geschrieben wird
Eine Anleitung nützt nur, wenn die richtige Person sie versteht. Zielgruppe, Lebensphase und Sprache bestimmen Inhalt und Ton.
Zielgruppen und Lebensphasen
Nicht jeder Abschnitt richtet sich an dieselbe Person. Die Betriebsanleitung sollte klar erkennbar machen, welche Tätigkeit welche Qualifikation voraussetzt. Typische Zielgruppen sind:
- Bediener für den Normalbetrieb und einfache Störungsbeseitigung
- Instandhaltungs- und Wartungspersonal für Wartung und Reparatur
- Elektrofachkräfte für Arbeiten an der elektrischen Ausrüstung
- Transport- und Montagepersonal für Aufstellung und Anschluss
Jede Lebensphase der Maschine, von Transport über Betrieb und Wartung bis zur Entsorgung, wird für die zuständige Zielgruppe beschrieben. So wird vermieden, dass ein Bediener Arbeiten übernimmt, die einer Fachkraft vorbehalten sind.
Verständliche Sprache und Amtssprache
Die Anleitung muss in klarer, verständlicher Sprache verfasst sein: kurze Sätze, eindeutige Handlungsanweisungen, konsistente Benennungen. Rechtlich gilt: Die Betriebsanleitung ist in einer Amtssprache des Mitgliedstaats bereitzustellen, in dem die Maschine in Verkehr gebracht oder in Betrieb genommen wird. Für den deutschen Markt bedeutet das eine deutschsprachige Anleitung. Wird ins Ausland geliefert, ist in die jeweilige Amtssprache zu übersetzen.
Digitale Betriebsanleitung nach Maschinenverordnung
Die Maschinenverordnung erlaubt ab 2027 die rein digitale Bereitstellung der Betriebsanleitung. Das ist aber an feste Pflichten geknüpft.
Unter der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 darf die Betriebsanleitung grundsätzlich digital bereitgestellt werden, etwa als Download über eine Webadresse oder einen QR-Code an der Maschine. Damit das zulässig ist, müssen mehrere Bedingungen erfüllt sein:
- Die Anleitung muss über die gesamte erwartete Lebensdauer, mindestens jedoch 10 Jahre, verfügbar bleiben.
- Sie muss heruntergeladen und lokal gespeichert werden können.
- Auf Verlangen des Nutzers sind zumindest die Sicherheitsinformationen kostenlos in Papierform bereitzustellen.
- Bei der Bereitstellung müssen Angaben vorhanden sein, wie die digitale Anleitung erreichbar ist.
Für Maschinen, die für nicht gewerbliche Nutzer bestimmt sind, gelten zusätzliche Einschränkungen. Wer die digitale Betriebsanleitung nutzen will, braucht dafür ein sauberes Konzept aus Bereitstellung, Archivierung und Papierfallback. Die Details behandeln wir gesondert.
Digitale Anleitung geplant? Die Bereitstellungspflichten der MVO sind konkret. Wir zeigen, wie ein prüfsicheres Konzept aussieht.
Digitale Betriebsanleitung nach MVO →In 8 Schritten zur fertigen Betriebsanleitung
So entsteht eine Anleitung, die zur konkreten Maschine passt und der Norm standhält.
Risikobeurteilung auswerten
Restrisiken und Warnhinweise aus der Risikobeurteilung nach EN ISO 12100 übernehmen. Sie sind die Grundlage jeder Anleitung.
Zielgruppen und Umfang klären
Bediener, Instandhaltung, Elektrofachkraft: festlegen, welche Zielgruppen und Lebensphasen die Anleitung abdecken muss.
Struktur nach ISO 20607 anlegen
Kapitelgerüst nach DIN EN ISO 20607 aufbauen, von der bestimmungsgemäßen Verwendung bis zur Entsorgung.
Technische Daten zusammentragen
Maße, Gewichte, Anschlusswerte, Emissionen und Betriebsbedingungen aus Konstruktion und Prüfungen einpflegen.
Handlungsanweisungen schreiben
Bedienung, Wartung und Störungsbehebung als klare, nummerierte Handlungsschritte für die jeweilige Zielgruppe formulieren.
Warnhinweise einarbeiten
Signalwörter, SAFE-Aufbau und Piktogramme nach ISO 7010 an den richtigen Stellen platzieren, passend zu den Restrisiken.
Prüfen und übersetzen
Anleitung fachlich und sprachlich prüfen, dann bei Bedarf in die Amtssprache des Bestimmungslands übersetzen.
Bereitstellen und archivieren
Anleitung der Maschine beilegen oder digital bereitstellen und mit den technischen Unterlagen 10 Jahre aufbewahren.
Ist Ihre Betriebsanleitung vollständig?
Diese Bestandteile sollte die Betriebsanleitung jeder Maschine enthalten.
- Hersteller, Maschinentyp, Baujahr und Seriennummer
- Bestimmungsgemäße Verwendung klar beschrieben
- Vernünftigerweise vorhersehbare Fehlanwendung benannt
- Technische Daten inklusive Lärm- und Vibrationswerte
- Transport, Montage und Installation
- Inbetriebnahme und Erstprüfungen
- Bedienung mit Betriebsarten und Not-Halt
- Wartung, Instandhaltung und Freischalten (LOTO)
- Störungsbehebung mit Grenzen der Eigenreparatur
- Restrisiken mit Warnhinweisen und Piktogrammen nach ISO 7010
- Außerbetriebnahme und umweltgerechte Entsorgung
- Anleitung in der Amtssprache des Bestimmungslands
Häufige Fehler beim Erstellen der Betriebsanleitung
Diese Fehler wiederholen sich und schaffen unnötige Haftungsrisiken.
Aus altem Projekt kopiert
Eine übernommene Anleitung enthält falsche technische Daten und Warnhinweise. Sie muss zur konkreten Maschine und deren Risikobeurteilung passen, nicht zur Vorgängermaschine.
Warnhinweise ohne Vermeidung
Ein Warnhinweis, der nur "Achtung Gefahr" sagt, hilft niemandem. Ohne Quelle, Folge und konkrete Vermeidungsmaßnahme bleibt er wirkungslos.
Restrisiken nicht aus der Risikobeurteilung übernommen
Fehlen die Restrisiken aus der Risikobeurteilung, entstehen Lücken. Genau die verbleibenden Gefährdungen sind der Grund für die Warnhinweise in der Anleitung.
Falsche oder fehlende Sprache
Eine nur englische Anleitung für den deutschen Markt erfüllt die Anforderung nicht. Die Anleitung muss in der Amtssprache des Bestimmungslands vorliegen.
Vorhersehbare Fehlanwendung vergessen
Wird nur die bestimmungsgemäße Verwendung beschrieben, fehlt ein Pflichtteil. Absehbarer Missbrauch muss benannt und untersagt werden.
Digitale Anleitung ohne Konzept
Ein QR-Code allein reicht nicht. Ohne dauerhafte Verfügbarkeit, Downloadmöglichkeit und Papierfallback der Sicherheitsinformationen ist die digitale Bereitstellung nicht MVO-konform.
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- Betriebsanleitung nach DIN EN ISO 20607
- Warnhinweise abgeleitet aus der Risikobeurteilung
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Häufige Fragen zur Betriebsanleitung
Was muss eine Betriebsanleitung für eine Maschine enthalten?
Welche Norm gilt für die Betriebsanleitung einer Maschine?
Ist eine Betriebsanleitung gesetzlich vorgeschrieben?
Was ist der Unterschied zwischen Risikobeurteilung und Betriebsanleitung?
Welche Signalwörter gibt es für Warnhinweise?
In welcher Sprache muss die Betriebsanleitung verfasst sein?
Darf die Betriebsanleitung digital bereitgestellt werden?
Muss ich für jede Maschine eine eigene Betriebsanleitung erstellen?
Kann ich die Betriebsanleitung selbst erstellen oder sollte ich sie auslagern?
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