Digitale Betriebsanleitung nach der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230
Ja, die Maschinenverordnung erlaubt ab dem 20. Januar 2027 die digitale Bereitstellung der Betriebsanleitung. Neu ist: Sie dürfen die Anleitung standardmäßig digital liefern, statt sie in Papierform beizulegen. Das ist aber an feste Pflichten geknüpft, von der dauerhaften Verfügbarkeit über die Downloadbarkeit bis zur Papierfassung auf Verlangen. Dieser Leitfaden zeigt, welche Pflichten gelten und wie Sie die digitale Betriebsanleitung rechtssicher umsetzen.
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Ja. Die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 erlaubt ab dem 20. Januar 2027, die Betriebsanleitung digital bereitzustellen, statt sie zwingend in Papierform beizulegen. Das ist jedoch an Pflichten gebunden: Die Anleitung muss über die erwartete Lebensdauer der Maschine, mindestens aber 10 Jahre, verfügbar bleiben. Der Hersteller muss angeben, wie sie online erreichbar ist. Sie muss herunter- und abspeicherbar sein. Auf Verlangen des Nutzers ist innerhalb eines Monats kostenlos eine Papierfassung der Sicherheitsinformationen zu liefern. Sicherheitsrelevante Angaben müssen der Maschine in jedem Fall in verständlicher Form beiliegen.
Rechtsgrundlage: Maschinenverordnung (EU) 2023/1230, insbesondere Anhang III (grundlegende Anforderungen zur Betriebsanleitung). Bis 19.01.2027 gilt die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG.Von der Papierpflicht zur digitalen Betriebsanleitung
Unter der Maschinenrichtlinie war Papier faktisch Pflicht. Die Maschinenverordnung öffnet den digitalen Weg, aber mit klaren Bedingungen.
Maschinenrichtlinie 2006/42/EG: Papier als Regelfall
Die noch bis zum 19. Januar 2027 geltende Maschinenrichtlinie verlangt, dass jeder Maschine eine Betriebsanleitung beiliegt. In der Praxis bedeutete das ein gedrucktes Handbuch im Karton. Eine rein digitale Bereitstellung war nicht ausdrücklich vorgesehen und wurde von den Marktüberwachungsbehörden nicht als gleichwertig anerkannt.
Maschinenverordnung (EU) 2023/1230: digital als Regelfall möglich
Die Maschinenverordnung, die die Richtlinie ohne Übergangsfrist ablöst und ab dem 20. Januar 2027 unmittelbar EU-weit gilt, kehrt die Logik um. Der Hersteller darf die Betriebsanleitung grundsätzlich in einem digitalen Format bereitstellen. Das spart Papier, hält die Anleitung aktuell und erleichtert die Bereitstellung in mehreren Sprachen. Der Gesetzgeber knüpft die digitale Bereitstellung aber an Bedingungen, die den Nutzerschutz sichern sollen. Fällt eine dieser Bedingungen weg, ist die digitale Anleitung nicht konform.
Der Kern bleibt: Sicherheitsinformationen erreichen den Nutzer
Die Verordnung unterscheidet zwischen der vollständigen Betriebsanleitung und den Sicherheitsinformationen. Sicherheitsrelevante Angaben müssen den Nutzer in jedem Fall erreichen, unabhängig davon, ob er Internetzugang hat oder ein Gerät zum Lesen. Deshalb bleibt für diese Angaben ein Anspruch auf Papier bestehen. Die digitale Bereitstellung ersetzt also nicht die Verantwortung, sondern verlagert sie auf ein sauberes Konzept.
Diese Bedingungen muss die digitale Anleitung erfüllen
Wer die Betriebsanleitung digital bereitstellt, muss die folgenden Pflichten aus der Maschinenverordnung einhalten. Nur dann ist die digitale Form konform.
- Dauerhafte Verfügbarkeit: Die Anleitung muss über die zu erwartende Lebensdauer der Maschine verfügbar bleiben, mindestens jedoch 10 Jahre nach dem Inverkehrbringen. Ein Link, der nach einem Website-Relaunch ins Leere führt, verletzt diese Pflicht.
- Angabe des Zugangswegs: Der Hersteller muss auf der Maschine oder, wenn das nicht möglich ist, auf der Verpackung oder in einem Begleitdokument angeben, wie die digitale Anleitung erreichbar ist. In der Praxis geschieht das über einen aufgedruckten Link und einen QR-Code.
- Herunterladen und Speichern: Der Nutzer muss die Anleitung herunterladen und auf einem Gerät abspeichern können, damit sie ihm auch ohne dauerhafte Internetverbindung zur Verfügung steht. Ein reines Online-Portal ohne Downloadmöglichkeit reicht nicht.
- Papierfassung auf Verlangen: Verlangt der Nutzer eine Papierfassung, muss der Hersteller sie kostenlos und innerhalb eines Monats liefern. Dieser Anspruch bezieht sich auf die Sicherheitsinformationen. Auf diese Möglichkeit ist hinzuweisen.
- Sicherheitsinformationen bleiben zugänglich: Sicherheitsrelevante Angaben müssen der Maschine bei der Auslieferung in Papierform beiliegen, wenn der sichere Betrieb sie unmittelbar erfordert. Sie dürfen nicht ausschließlich hinter einem Link verborgen sein.
- Sprache des Bestimmungslands: Die Anleitung muss in einer Sprache vorliegen, die im Mitgliedstaat der Verwendung leicht verständlich ist. Die digitale Form entbindet nicht von der Übersetzungspflicht.
Diese Pflichten gelten kumulativ. Es genügt nicht, nur einen QR-Code auf die Maschine zu kleben. Erst das Zusammenspiel aus Zugangsweg, dauerhaftem Hosting, Downloadfunktion und Papieranspruch macht die digitale Betriebsanleitung konform.
In 8 Schritten zur konformen digitalen Anleitung
So bauen Sie ein Konzept für die digitale Betriebsanleitung auf, das die Pflichten der Maschinenverordnung erfüllt und im Alltag trägt.
Inhalt nach ISO 20607 aufbauen
Die Anleitung inhaltlich nach DIN EN ISO 20607 gestalten, mit Warnhinweisen und Restrisiken aus der Risikobeurteilung. Die digitale Form ändert die Inhaltspflichten nicht.
Barrierearmes Format wählen
Ein durchsuchbares, barrierearmes Format wählen, das auf verschiedenen Geräten lesbar ist, etwa ein getaggtes PDF oder responsives HTML. Reine Bilddateien sind ungeeignet.
Sicherheitsteil abtrennen
Die Sicherheitsinformationen als eigenständigen Teil aufbauen, damit sie sich getrennt drucken und der Maschine beilegen lassen.
Zugang kennzeichnen
Link und QR-Code dauerhaft und lesbar auf der Maschine, der Verpackung oder im Begleitdokument anbringen, inklusive Hinweis auf die Papierfassung auf Verlangen.
Download sicherstellen
Die Anleitung so bereitstellen, dass der Nutzer sie herunterladen und lokal speichern kann, ohne Anmeldung oder Zugangshürde.
Versionierung einführen
Jede Anleitung mit Versionsstand und Datum kennzeichnen und den zur jeweiligen Maschine passenden Stand dauerhaft vorhalten, auch nach späteren Aktualisierungen.
Hosting dauerhaft sichern
Ein stabiles Hosting mit dauerhafter URL wählen, das die Anleitung über die Lebensdauer, mindestens 10 Jahre, erreichbar hält. Zugriffe und Verfügbarkeit dokumentieren.
Sprachen bereitstellen
Die Anleitung in der Sprache des jeweiligen Bestimmungslands bereitstellen und die Sprachfassungen über denselben Zugangsweg auffindbar machen.
Anforderung und Umsetzung
Diese Übersicht ordnet jeder Pflicht der Maschinenverordnung die konkrete Maßnahme zu.
| Anforderung | Was zu tun ist |
|---|---|
| Dauerhafte Verfügbarkeit (Lebensdauer, mindestens 10 Jahre) | Stabiles Hosting mit fester URL, Verfügbarkeit überwachen, alte Versionen archivieren |
| Zugangsweg angeben | Link und QR-Code auf Maschine, Verpackung oder Begleitdokument dauerhaft anbringen |
| Herunterladen und Speichern ermöglichen | Datei zum Download anbieten, ohne Login, in einem gängigen Format |
| Papierfassung auf Verlangen | Prozess einrichten, der die Sicherheitsinformationen kostenlos binnen eines Monats druckt und versendet |
| Sicherheitsinformationen zugänglich halten | Sicherheitsteil abtrennen und der Maschine bei Bedarf in Papierform beilegen |
| Sprache des Bestimmungslands | Übersetzungen erstellen und über denselben Zugangsweg auffindbar machen |
| Nachvollziehbarkeit der Fassung | Versionsstand und Datum kennzeichnen, Zuordnung zur Maschine dokumentieren |
Vorteile und Fallstricke der digitalen Anleitung
Die digitale Betriebsanleitung bringt spürbare Vorteile, aber auch Risiken, die im Konzept mitgedacht werden müssen.
Vorteil: immer aktuell
Korrekturen und ergänzte Warnhinweise lassen sich zentral einpflegen. Der Nutzer greift auf den passenden Stand zu, statt auf ein veraltetes gedrucktes Heft.
Vorteil: mehrsprachig und durchsuchbar
Digitale Formate lassen sich durchsuchen, verlinken und in mehreren Sprachen bereitstellen, ohne dass für jede Sprache ein eigenes Druckwerk beiliegt.
Vorteil: weniger Papier und Logistik
Umfangreiche Anleitungen müssen nicht mehr gedruckt, gelagert und beigepackt werden. Das senkt Kosten und Gewicht in der Auslieferung.
Fallstrick: toter Link nach Jahren
Wird die Website umgezogen oder das Portal abgeschaltet, ist die Pflicht zur dauerhaften Verfügbarkeit verletzt. Das Hosting muss über 10 Jahre und länger gesichert sein.
Fallstrick: nur QR-Code, sonst nichts
Ein QR-Code ohne Downloadmöglichkeit, ohne Papieranspruch und ohne beiliegende Sicherheitsinformationen erfüllt die Anforderungen nicht.
Fallstrick: Sicherheitsteil nur online
Werden sicherheitskritische Angaben ausschließlich digital hinter einem Link versteckt, fehlt dem Nutzer im Ernstfall der Zugriff. Der Sicherheitsteil muss greifbar bleiben.
Ist Ihre digitale Betriebsanleitung konform?
Diese Punkte sollte Ihr Konzept für die digitale Betriebsanleitung nach der Maschinenverordnung erfüllen.
- Inhalt nach DIN EN ISO 20607 gestaltet, mit Warnhinweisen und Restrisiken
- Barrierearmes, durchsuchbares Format auf gängigen Geräten lesbar
- Sicherheitsinformationen als eigener, druckbarer Teil abgetrennt
- Link und QR-Code dauerhaft auf Maschine, Verpackung oder Begleitdokument
- Hinweis auf den Anspruch auf eine kostenlose Papierfassung
- Datei ohne Login herunterlad- und speicherbar
- Dauerhaftes Hosting über die Lebensdauer, mindestens 10 Jahre
- Versionsstand und Datum je Fassung, Zuordnung zur Maschine
- Anleitung in der Sprache des Bestimmungslands verfügbar
- Prozess für die Papierfassung binnen eines Monats eingerichtet
Häufige Fragen zur digitalen Betriebsanleitung
Ist eine digitale Betriebsanleitung nach der MVO erlaubt?
Ab wann gilt die Möglichkeit der digitalen Betriebsanleitung?
Reicht ein QR-Code auf der Maschine aus?
Muss ich weiterhin Papier beilegen?
Wie lange muss die digitale Anleitung online verfügbar sein?
Wo muss der Zugang zur digitalen Anleitung angegeben werden?
In welchem Format soll die digitale Betriebsanleitung vorliegen?
In welcher Sprache muss die digitale Anleitung bereitstehen?
Ändert die digitale Form die Inhalte der Betriebsanleitung?
Wer haftet, wenn der Link zur Anleitung nicht mehr funktioniert?
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